一個關(guān)鍵的當(dāng)務(wù)之急
一個戰(zhàn)爭學(xué)院的研討會，讓位于賓夕法尼亞州卡萊爾的迪金森學(xué)院生物學(xué)教授Chuck Zwemer確信，通過制定個人危機管理規(guī)劃來正面應(yīng)對與職業(yè)相關(guān)的緊急情況的重要性。演講者談到了如何為不確定的時期做準(zhǔn)備，并闡述了制定一個有效危機管理規(guī)劃的基礎(chǔ)：“從戰(zhàn)略上思考，了解你的目標(biāo)、資產(chǎn)、負債，制定為戰(zhàn)略和目標(biāo)服務(wù)的戰(zhàn)術(shù)”，并且保持溝通渠道的暢通。
這些概念看起來很簡單，但擅長生理學(xué)的Zwemer發(fā)現(xiàn)，這些研究與他作為教師的職業(yè)生涯尤其相關(guān)。盡管你永遠無法預(yù)測會發(fā)生什么，但要明白危機會發(fā)生，并在適當(dāng)?shù)牡胤皆O(shè)置檢查點：你的目標(biāo)是什么？如何實現(xiàn)的？備份是什么？
新教授對即將到來的探索事業(yè)充滿了熱情，考慮著自己的研究議程、要爭取的資助、要招聘的研究生和博士后以及要采購的實驗室設(shè)備，但很少考慮制定一個可以在災(zāi)難發(fā)生時能夠啟動的危機管理規(guī)劃。然而，在2021年，這種類型的規(guī)劃顯然是必不可少的。
“高等教育的領(lǐng)導(dǎo)者并不總是為這些角色的規(guī)模和范圍做好充分準(zhǔn)備。危機領(lǐng)導(dǎo)力通常被認(rèn)為是一份已經(jīng)很豐富的能力清單的附加項。”位于新澤西州新布倫瑞克的羅格斯大學(xué)戰(zhàn)略辦公室助理副總裁、羅格斯組織領(lǐng)導(dǎo)力中心主任Ralph A. Gigliotti說，“但是，任何參與領(lǐng)導(dǎo)我們機構(gòu)的人都必須制定規(guī)劃，充分應(yīng)對危機，并從危機中吸取教訓(xùn)。”
危機管理規(guī)劃包括一系列“在災(zāi)難性事件發(fā)生之前、發(fā)生期間和發(fā)生之后要采取的行動，以保護生命和財產(chǎn)，并減少對組織恢復(fù)至關(guān)重要的資源的損失”�？偛课挥谶_拉斯、致力于幫助保險和風(fēng)險管理專業(yè)人士的組織——國際風(fēng)險管理研究所表示，“危機管理規(guī)劃是更廣泛的業(yè)務(wù)連續(xù)性管理計劃的一部分。”
事實上，正如我們所發(fā)現(xiàn)的那樣，研究、教學(xué)、培訓(xùn)和服務(wù)項目的連續(xù)性是至關(guān)重要的。危機管理規(guī)劃還可以保持和推進教師的目標(biāo)，即使在新冠肺炎疫情大流行期間，極端的經(jīng)濟不確定性以及有關(guān)職業(yè)、教育、商業(yè)和幾乎所有社會結(jié)構(gòu)模糊性的情況下。
盡管沒有教授過如何制定危機管理規(guī)劃，但這已經(jīng)存在于教授們的知識領(lǐng)域框架內(nèi)，特別是在科學(xué)、技術(shù)、工程和數(shù)學(xué)（STEM）領(lǐng)域。“STEM教師可以像從事自己的科學(xué)探索一樣從事這些研究。”Gigliotti表示，“建立一個假設(shè)，并決定你將如何處理這場危機，以及什么反應(yīng)將是最具影響力的。但就像任何科學(xué)項目一樣，對數(shù)據(jù)持開放態(tài)度并從中學(xué)習(xí)受益，承認(rèn)任何研究的局限性以及從事未來研究的可能。”
為什么要規(guī)劃？
這場新冠肺炎疫情使我們高度認(rèn)識到，需要有一種機制來突破和克服眼前的障礙。即使在最可怕的情況下，一個以溝通為中心的恰當(dāng)?shù)囊?guī)劃仍可以取得成功。“制定一個危機溝通規(guī)劃很重要，因為危機會迅速蔓延——它會導(dǎo)致我們不得不迅速做出決定，而我們可能會陷入僵局。”位于拉斯維加斯的內(nèi)華達大學(xué)傳播學(xué)助理教授Rebecca M. Rice說，其致力于研究各組織如何合作應(yīng)對緊急情況（包括火災(zāi)和洪水等自然災(zāi)害），以及恐怖襲擊和大規(guī)模槍擊等安全威脅。“如果不知道該聯(lián)系誰以及為什么聯(lián)系他們，這些時刻你可能會不知所措。”
對危機進行規(guī)劃可以恢復(fù)力量，這在面對看似無法克服的困難時至關(guān)重要。“危機有可能剝奪我們的代理權(quán)、控制力和影響力，讓我們感到無能為力。”Gigliotti說，“我們知道，無論是個人還是組織層面，危機都是不可避免的。因此，所有人都必須放眼未來，了解可能影響我們和機構(gòu)的那種危機，并制定一個有針對性的規(guī)劃，看看作為個人或團隊如何應(yīng)對危機。”
Zwemer指出，規(guī)劃過程通過提供情景感知和更新能力來提高教授們的注意力，使其能夠關(guān)注各種類型的變化，包括就業(yè)市場的新趨勢。但它還有一個附加價值：“它創(chuàng)造了一種長期戰(zhàn)略，不管周圍發(fā)生了什么，你都可以遵循。危機管理規(guī)劃的一個重要方面是，它能讓你在意外發(fā)生時集中精力。”位于得克薩斯州舒格蘭的2Hill咨詢服務(wù)公司創(chuàng)始人、前石油工程師Alana M. Hill在談及變革領(lǐng)導(dǎo)力和彈性時表示，“在危機中，我們希望保持警惕，因為我們可能會被誤導(dǎo)，利用自己的情緒來做決定。如果你的頭腦中有一個避難所，你就可以幫助自己。”
方法和特性
危機管理規(guī)劃是珍貴的雪花，每一個都是獨特的，但它們有一套共同的元素。對Gigliotti來說，規(guī)劃始于確認(rèn)并尊重自己的價值觀。“我們周圍不斷變化的環(huán)境造成了深刻的不確定性，很多事情似乎超出了控制。危機管理規(guī)劃非常重要，因為它重新引導(dǎo)我們成為我們想成為的領(lǐng)導(dǎo)者、學(xué)者和教師。所有這一切的基礎(chǔ)是對一套價值觀的承諾，這些價值觀支持并指導(dǎo)我們的行動和行為，并讓我們以符合這些價值觀的方式從被動轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃印?rdquo;
積極主動的感覺始于你對可能面臨什么樣的危機的集思廣益。“對所謂的危機有一些概念——定義哪些類型的危機有可能會破壞你的職業(yè)生涯。”Gigliotti說。他最近撰寫了《高等教育中的危機領(lǐng)導(dǎo)力：理論與實踐》一書。這些問題可能包括自然災(zāi)害、網(wǎng)絡(luò)攻擊、研究不端行為、金融危機、公共衛(wèi)生突發(fā)事件以及許多其他問題。他指出：“有無數(shù)種危機類型，它們有可能如涓涓細流，對研究人員產(chǎn)生深刻影響。”
Rice的新書《跨組織協(xié)作中的溝通權(quán)威》即將出版。多年來，她一直在為市政當(dāng)局提供危機規(guī)劃方面的教學(xué)和咨詢。“我本質(zhì)上是一個準(zhǔn)備者，在我的職業(yè)生涯中，我每天都在觀察各郡縣如何應(yīng)對危機，而這可以轉(zhuǎn)化為個人層面。”Rice建議采用以下過程來鞏固規(guī)劃。從提前建立溝通期望開始，如果有緊急情況，你會給團隊發(fā)郵件還是打電話？你會在電子郵件中分享什么級別的信息？“溝通研究中的問題是，當(dāng)你缺乏所有的信息時，在溝通方面會猶豫不決。”她解釋道。不要害怕明確表示，隨著情況的發(fā)展，你會提供最新情況。然而，決定溝通的緊迫性和頻繁程度取決于危機的性質(zhì)。例如，如果管道破裂、實驗室樣本處于危險之中，那么我們該在何時、向誰報告以及如何報告？誰應(yīng)該采取行動，誰應(yīng)該袖手旁觀？那些最初的思考練習(xí)和對話可能很困難，包括自我反思以及與團隊聊天。但是“沒有理由不就我們的計劃是什么，以及如果有事情打亂了計劃會是什么樣子進行對話”。
當(dāng)討論這些問題時，你應(yīng)該咨詢機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)，了解所在部門的同事以及生物安全、輻射控制、設(shè)施管理、風(fēng)險緩解、應(yīng)急管理和警察部門的人員。畢竟這是他們的專長，其工作就是保護大學(xué)的資產(chǎn)，包括教職員工和你的研究。確定是誰在緊急情況下負責(zé)，“風(fēng)險評估對于運營的連續(xù)性至關(guān)重要”，位于華盛頓普爾曼的華盛頓州立大學(xué)研究保障辦公室副主任兼大學(xué)生物安全官J. Levi O’loughlin表示。擁有微生物學(xué)博士學(xué)位的O’loughlin擔(dān)任華盛頓州立大學(xué)委員會主席，該委員會旨在幫助教師在隔離后加強校內(nèi)研究項目，并協(xié)助大學(xué)社區(qū)應(yīng)對新冠肺炎疫情。他說，機構(gòu)專家擁有讓你堅持下去的資源。
關(guān)于研究管理的規(guī)章制度可以為你的規(guī)劃提供一個強有力的起點，而這些機構(gòu)的許多辦公室都進行了準(zhǔn)備工作，并制定了應(yīng)急規(guī)劃。“這種對話進行得越多，你會找到更多從事這項工作的人。當(dāng)個別教員制定危機管理規(guī)劃時，他們應(yīng)該確保與所在院系和機構(gòu)的危機管理規(guī)劃相一致。你的規(guī)劃可以補充現(xiàn)有規(guī)劃，而不是重復(fù)。”
當(dāng)然，在你的計劃中還需要考慮其他人。機構(gòu)有緊急情況指揮中心和工作組，個人可以使用同樣的視角來制定他們的職業(yè)危機規(guī)劃。“在組織層面上，誰是你的應(yīng)急小組？在個人層面，你會找誰？你的關(guān)系網(wǎng)、家人和朋友。”Gigliotti指出。如果計劃得當(dāng)，你就會知道遇到麻煩時可以求助于誰。
Zwemer在他的規(guī)劃中設(shè)置了“檢查點”，這就導(dǎo)致了“如果這樣，那么那樣”類型的場景。通過在規(guī)劃過程中保持開放的心態(tài)，靈活地考慮多種潛在的緊急情況，就可以評估各種突發(fā)事件。比如，如果沒有得到這筆撥款，我們還能做些什么？能把這些數(shù)據(jù)拼湊起來用于另一個項目嗎？如果學(xué)生不能進入教室，能找到另一種方式來教育他們嗎？“尋找這些穩(wěn)定點，并走向穩(wěn)定。”他建議道。
應(yīng)急策略是規(guī)劃中一個有趣的方面，因為它必須根據(jù)你的擔(dān)憂和問題定制，而且必須足夠靈活，以便能夠在危機出現(xiàn)或升級時轉(zhuǎn)變。“我們的規(guī)劃始于一個愿景，一個關(guān)于我們職業(yè)生涯發(fā)展方向的長期目標(biāo)。”Hill說，“變革管理規(guī)劃將把長期目標(biāo)和短期目標(biāo)結(jié)合起來，幫助你實現(xiàn)目標(biāo)。它還將包括有意識地使用敏捷實踐，其中會有頻繁的調(diào)整，但不會完全改變方向。”例如，考慮到新的壓力源，我們可能會根據(jù)當(dāng)前的情況做出微小調(diào)整，但不希望這樣做損害總體愿景。通過關(guān)注價值觀，你可以在練習(xí)靈活性的同時保持力量。
當(dāng)你與該領(lǐng)域的更多人士交談并分享筆記和最佳實踐時，不要害怕修改規(guī)劃。Gigliotti建議與同事就他們的規(guī)劃進行公開的對話，比較感知到的障礙和解決方法。假設(shè)你的實驗室有被洪水破壞的可能，向機構(gòu)代表詢問他們對這種情況的規(guī)劃，但也要“向研究團隊提出這個問題，并詢問該領(lǐng)域的其他人是如何處理這個問題的”�，F(xiàn)在提出這些問題將使你的規(guī)劃更具說服力。“這些類型的危機有可能從一個小事件滾雪球般地發(fā)展成一個大危機，并影響到你作為一名研究人員的工作。”他說。在你的職業(yè)生涯早期與合作者一起解決這些問題，你將有更大的機會度過一場艱難的風(fēng)暴。
規(guī)劃的力量
由于新冠肺炎疫情大流行，我們在職業(yè)生涯中經(jīng)歷了更高的風(fēng)險感。但也有一個積極的結(jié)果。“這可能會讓人感到困難或不快，但我們通過與他人溝通來了解風(fēng)險。”Rice表示。她看到越來越多的專業(yè)人士公開討論降低風(fēng)險的措施，并鼓勵教職員工也這樣做——包括他們的研究項目、團隊，還有他們自己。
不管目前感受如何，我們在全球危機中的脆弱性是一種力量——只要我們旨在理解這一教訓(xùn)。“和與我共事的系主任打交道時，我會問‘你能控制什么’，并建議他們專注于這一點，而不是迷失在無數(shù)他們無法控制的責(zé)任中。”Gigliotti說。
同樣重要的是，我們不要忘記在啟動規(guī)劃后對其進行審查，以便可以在下一次改進它。“在危機后階段，我們會進行事后分析。”Gigliotti補充道，“危機前、危機期間和危機后，我們學(xué)習(xí)、治愈以及在危機中成長。對如何從個別危機中學(xué)習(xí)的深思熟慮，會讓我們對接下來可能發(fā)生的任何危機做好更充分的準(zhǔn)備。”■
Alaina G. Levine是一名科學(xué)作家、科學(xué)職業(yè)顧問、專業(yè)演說家以及《書呆子的社交網(wǎng)絡(luò)（Networking for Nerds）》（Wiley, 2015）一書的作者。
鳴謝：“原文由美國科學(xué)促進會（www.aaas.org）發(fā)布在2021年9月17日《科學(xué)》雜志”。官方英文版請見https://www.science.org/content/article/post-pandemic-power-crisis-management-planning。